Om het organiseren van de bardiensten in goede banen te leiden en om duidelijkheid te verschaffen aan de bardienstvrijwilligers, bestuur en CC leden, is dit beleid opgesteld.
In 2021 zijn we volledig overgestapt naar het nieuwe systeem van de KNLTB en daardoor zijn wijzigingen t.o.v. het vorige systeem noodzakelijk. Het beleid is als volgt:
Bardienst verplichting
De bezetting van de bar geschiedt door leden. Met enkele uitzonderingen zoals hieronder vermeld, dienen alle seniorleden van 18 jaar en ouder zich jaarlijks, digitaal, in te schrijven voor bardiensten. Met het verzorgen van een bardienst worden punten gehaald en afhankelijk van de soort bardienst kan met het verplichte aantal punten scoren. Voor ieder soort bardienst worden punten toegekend en die leiden samen tot het totaal te behalen aantal. Hieronder is het aantal punten per bardienst weergegeven. In totaal moeten 20 punten gehaald worden. Ieder jaar moeten deze punten gehaald worden en de verplichting kan niet meegenomen worden naar het volgende jaar. Het niet behalen van het aantal punten wordt bestraft met een boete. De uitzonderingen worden gevrijwaard.
Competitiespelers worden belast met een extra aantal te behalen punten.
Dit komt overeen met de extra bardienst uit een eerder beleid. Competitiespelers moeten in totaal 30 punten scoren vóór het einde van het jaar.
Met dit systeem willen we de tendens doorbreken waarbij de wat zwaardere bardiensten niet gepland worden.
Daarnaast begrijpen we ook dat het moeilijk is om bijna een jaar vooruit te kijken en een bardienst voor het eind van het jaar al te kunnen plannen. Vandaar dat we de inschrijfprocedure ook gewijzigd hebben. Met alle maatregelen die genomen zijn, willen we ieder lid in staat stellen om aan de verplichting te voldoen. Wanneer het lid dat niet wenst, is er altijd nog de mogelijkheid om af te kopen. Wanneer een lid in oktober nog niet heeft ingeschreven of afgekocht, dan volgt een laatste kans. Als die voor de gestelde datum niet is ingevuld, volgt een boete. Deze boete is gelijk aan het niet op komen dagen bij een bardienst.
Voor nieuwe leden geldt een speciale regeling voor het eerste jaar van lidmaatschap.
- Lid geworden in het 1e half jaar – hebben nog 10 punten te behalen in het betreffende jaar (één bardienst in het 2e half jaar)
- Lid geworden in het 2e half jaar – eerste bardienst te draaien in het daaropvolgende jaar.
Dit geeft ons de mogelijkheid om nieuwe leden goed en tijdig te informeren tijdens bijv. nieuwe ledenavonden.
Uitzonderingen
- Junior leden (tot 18 jaar)
- 55+ leden: Dit zijn de leden die nog het 55+ lidmaatschap hebben. Dit lidmaatschap is al enkele jaren niet meer mogelijk.
- Leden die op 1 januari van het kalenderjaar 75 of ouder zijn
- Donateurs
- Ereleden
Incidentele uitzonderingen worden per geval bekeken en de CC beslist op dat moment.
Soorten bardienst
Het aantal bardiensten is afhankelijk van de gekozen dienst. We onderscheiden daarin 3 gradaties.
| Soort | Omschrijving | Aantal personen | Aantal punten |
| Normale dienst | Dit betreft de bardienst zoals die geldt op alle normale speeldagen. Afhankelijk van de indeling kan deze dienst plaatsvinden op ma-di-wo-do-vr-zo. | 2 | 10 |
| Korte bardienst | Dit betreft vooral bardiensten die voor als opvulling dienen in de agenda op rustige momenten. De kantine heeft dan vooral bezetting nodig voor het toezicht. Deze bardiensten worden dan ook door een persoon ingevuld. | 1 | 5 |
| Bardienst ervaring gewenst | Dit betreft bardiensten op momenten dat ervaring gewenst is. Tijdens evenementen zoals toernooien en competities als er veel mensen verwacht worden. | 2 (of meer) | 20 |
Afkopen en boetes
Wij gaan er van uit dat ieder lid deze verplichting aangaat, maar voor de uitzonderingen is afkoop mogelijk tegen betaling van € 40,- per 10 punten. Wanneer men alle 20 punten afkoopt, is men de club in totaal € 80,- verschuldigd.
Het niet nakomen van het bardienstverplichting kost € 80,- per 10 punten. Bij het niet op komen dagen terwijl er wel is ingeschreven, wordt ook € 80 boete in rekening gebracht. Dit is ongeacht het soort bardienst.
Ruilen van bardiensten
De ruilen van bardiensten onderling moet bekend zijn bij de CC. Dit is nodig om het boetesysteem niet in te laten gaan, maar vooral ook vanwege de toegang middels het pasje.
Verantwoordelijkheid CC
De CC verzorgt het systeem van de bardienstplanning, maar is niet verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Dit ligt bij de bardienstvrijwilliger. Het aanwezig zijn van het verplichte IVA certificaat is dus ook de verantwoordelijkheid van de bardienstvrijwilliger. De CC faciliteert de registratie en aanwezigheid van de ingeleverde certificaten. Het bestuur zorgt dat dit bekend is bij de nieuwe leden middels een introductie bijeenkomst of document.
De CC zal zich inspannen voor een lijst met personen die eventueel ingeroepen kunnen worden als men een dienst onverhoopt niet kan vervullen. De CC zal daar geen actieve rol in hebben bij het werven van die vervanger. Dit is de verantwoordelijkheid van de bardienstvrijwilliger.
De CC zal zich inspannen om de volledige planning vol te krijgen en kent daar een onderscheid in:
Normale bardiensten
Wanneer er te weinig vrijwilligers zijn om alle diensten in te vullen, kan de CC eventueel bardiensten verwijderen. De volgorde van verwijderen begint bij de traditionele dagen waarbij weinig omzet verwacht wordt. (Zomervakantie, vrijdagen en zondagen in het na en voorseizoen en eventueel het winterseizoen)
Korte bardiensten
Wanneer er middels het inschrijfsysteem toch diensten openblijven, wordt dit gemeld aan de organiserende commissie van het betreffende evenement en het is aan de commissie om daar invulling aan te geven of te annuleren.
Bardienst ervaring gewenst
Middels het nieuwe systeem hopen we dat er meer bereidheid is om deze dienst te vervullen. Lukt dit niet dan neemt de CC de verantwoordelijkheid om de diensten alsnog gevuld te krijgen. Dit kan eventueel met de reserve vrijwilligers (reserveteam) die dan ook betaald worden voor die dienst. De beloning is dan € 25,- per persoon per dienst en dit zal bijgeschreven worden op hun KNLTB pas.
Voorwaarde is dat de noodzakelijke bardiensten tijdig (3 maanden vooraf) bekend zijn bij de CC. Wanneer dit niet het geval is, dan ligt de invulling van de bardienst bij de organiserende bardienst. Zij kunnen dan natuurlijk gebruik maken van het reserveteam.
Inschrijfmogelijkheid
Met het nieuwe systeem hebben we de mogelijkheid om een andere inschrijfmogelijkheid toe te passen. Leden krijgen continue de mogelijkheid om in te schrijven tot de verplichting vervuld is. Degene die nog moeten plannen krijgen iedere maand een herinnering en de mogelijkheid om dan te kiezen. Het inschrijven kan maandelijks tot oktober. Dan moet de verplichting gepland zijn. Als men na de laatste herinnering nog niets ingepland heeft volgt het boetesysteem.
De CC coördineert en controleert de bezetting en neemt waar nodig maatregelen.
Deze flexibiliteit voorkomt dat men ver vooruit moet plannen en is makkelijk uit te voeren middels het huidige systeem.
Voor het plannen van de diensten, beginnen we met het openzetten van het hele jaar. Maar als dat een lege bezetting op korte termijn betekent, kan dit eventueel ingekort worden. De toekomst zal leren wat mogelijk is. Met dit systeem hebben we ook de mogelijkheid om wat flexibeler met de agenda om te gaan. Tot nu moesten we een jaar vooruitkijken en dat bleek moeilijk m.b.t. toernooien en competitie.
Beschikbare bardiensten
Afhankelijk van het aantal leden en hun in te vullen aantal bardiensten, wordt er door de CC aan het einde van het jaar een bardienstplanning voor het komende jaar gemaakt. Om de diensten goed in te kunnen plannen, is het van belang dat de betreffende commissies voor de reeds geplande evenementen de gewenste bardiensten doorgeven aan de CC. Ook als deze diensten door henzelf ingevuld worden. Zo wordt onduidelijkheid voorkomen en is tevens de toegang via het pasje geregeld.
